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Qual o modelo de distribuição do sistema?

O software é comercializado pelo modelo de locação, o qual envolve uma taxa de implantação e mensalidades. Esses valores são estabelecidos pela equipe comercial.

O que é o processo de Implantação comercializado na locação do sistema?

A Implantação é um serviço realizado por um time de consultores especializados, os quais efetuam um canal de comunicação direta durante todas as etapas da implantação, agendam um cronograma de atendimentos à serem prestados, e permanecem monitorando o uso do sistema até a transição para o time de Suporte.

O que está incluso no valor da mensalidade do sistema?

Em relação às mensalidades, estas compreendem o valor da locação da licença, além de uma série de serviços de suporte, tais como atendimento por telefone, e-mail e chat. É importante destacar que esse suporte está disponível de segunda à sexta-feira no horário comercial, das 8h às 17h.

O sistema possui cronograma de atualização ao longo das mensalidades?

Sim, as mensalidades incluem atualizações regulares que trazem melhorias ao software, de modo à sempre atender as necessidades dos nossos clientes.

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Como é realizado o acesso ao Faktory em uma estação?

Para acessar o sistema em uma máquina, basta que tenha sido realizado o mapeamento da unidade com o servidor, e o acesso é feito normalmente através de um usuário e senha.

Preciso de mais de uma licença para acessar o Faktory em máquinas diferentes?

O Faktory é comercializado no modelo de licenças flutuantes, o que significa que você pode acessar o software em diferentes máquinas conectadas na mesma rede.

Posso ter acessos simultâneos em máquinas diferentes?

Sim! Porém é necessário se atentar ao número de licenças contratadas. O acesso simultâneo depende do número de licenças contratadas, por exemplo, se é necessário que dez funcionários utilizem o sistema ao mesmo tempo, serão requisitadas dez licenças para este cenário de uso.

Existe limite de mapeamento para estações?

Não, é possível mapear o Servidor em quantas estações forem necessárias, porém é necessário se atentar as configurações recomendadas para o uso do Faktory de forma eficiente.

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Por que emitir boletos direto no sistema?

Com o controle de cobrança escritural diretamente no sistema, o fluxo de processos para gerir a cobrança dos clientes, se torna mais simples. Uma vez cadastrado um título de uma conta a receber, e habilitado o controle de boletos, é possível gerar arquivos de remessa para o Banco, e com os dados de retorno, são automaticamente baixados os boletos no sistema.

Posso emitir boletos registrados em quais versões do Faktory?

Sim, é possível que você tenha o recurso de cobrança escritural dentro da versão Faktory ONE e SMART, porém, ambos são comercializados à parte no formato de funcionalidade adicional. A ferramenta habilitada por padrão no sistema, está disponível na versão PRO.

Utilizo mais de um banco para emitir boletos para os meus clientes, consigo controlar isto no sistema?

Sim! O Faktory é preparado para diversos cenários, e o controle de contas é um deles. Basta que ambas as contas no sistema estejam parametrizadas para a cobrança escritural, e será possível emitir boletos de bancos diferentes.

Já existem vídeos demonstrando como realizar o controle de Emissão dos Boletos?

Sim! Em nosso canal do YouTube, está disponível uma live sobre o assunto.

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O que é o módulo de Projetos?

O módulo de Projetos, é um controle independente aos outros módulos do sistema, seu objetivo é centralizar o controle de tarefas de todos os membros, de setores administrativos da empresa. Com o módulo de Projetos, é possível criar Tarefas, disparar e-mails de lembretes para os usuários, acompanhar o andamento de uma obra através de gráficos, e demais funcionalidades.

O Módulo de projetos está disponível em quais versões do sistema?

Por se tratar de um controle que envolve todos os processos do estabelecimento, mesmo que sem vínculo aos outros módulos, a gestão de Projetos é restrita a versão mais completa do sistema, o Faktory PRO.

Eu preciso criar todas as tarefas manualmente para cada usuário?

Não! As tarefas no módulo de Projetos, são cadastradas no sistema através de um modelo de Tarefas que pode ser criado, no qual através de um único clique, é possível gerar Tarefas para todos os usuários de uma obra. Além disso, uma vez elaborado um modelo, é possível copiá-lo e editá-lo, para outros modelos de obras, de acordo com as regras de negócio do estabelecimento.

Quais os materiais disponíveis sobre o controle de Projetos?

Em nosso canal do Youtube e Manual do Usuário, estão disponíveis conteúdos sobre a gestão de projetos no sistema Faktory.

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Como eu crio uma venda no Faktory?

Através dos softwares técnicos da EsquadGroup é possível realizar a integração do orçamento de uma obra para o Faktory, que irá criar automaticamente um pedido de venda no sistema, sem a necessidade de elaborar o cadastro do pedido de forma manual.

Tenho que cadastrar todos os produtos de forma manual?

Não! Com a integração entre os sistemas, de orçamento, são realizados os cadastros das tipologias criadas nos softwares técnicos. Dessa forma, todos os dados do produto acabado, são cadastrados automaticamente no sistema, e em obras futuras, o cadastro somente é atualizado.

O que eu preciso corrigir no sistema técnico para realizar a integração de uma venda?

Para realizar a integração de uma venda no sistema, é necessário que a estrutura da tipologia a ser vendida, esteja com os dados corretos, pois o sistema irá cadastrar o produto, com os valores inseridos na criação da tipologia. Além disso, também é necessário que os dados dos clientes estejam atualizados, pois na integração de orçamento, também são cadastrados os clientes no Faktory.

Quais os conteúdos disponíveis para treinamento?

Em nosso canal do Youtube, estão alguns vídeos demonstrativos e lives sobre os processos que envolvem a integração de Orçamento.

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Como é realizado o controle no instalação?

No sistema, é possível elaborar Ordens de Serviço, para gerenciar a instalação de esquadrias produzidas pelo estabelecimento. Através da criação da Ordem de Serviço (OS), o usuário pode incluir materiais, controlar despesas, realizar à emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), visualizar apontamento diário da obra, e demais funcionalidades.

Quais versões possuem o controle de Instalação?

A gestão de Ordens de Serviço está restrita a versão PRO do sistema, na qual está disponível o módulo de Serviços. Na versão intermediária SMART, o usuário consegue realizar a emissão de Romaneios de envio de materiais à obra, no entanto, não está disponível a emissão de notas fiscais de serviço.

Existem materiais de apoio com treinamentos para o controle de instalação?

Sim! Em nosso canal do YouTube, estão disponíveis Lives de Treinamento sobre Criação e Gestão de Ordem de Serviço.

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Erro de Cadastro

Descrição: Não é permitido inserir um CNPJ no cadastro de um participante que já possua o mesmo CPF/CNPJ Informado na base de dados.

Solução: Voltar a tela de Cadastros e filtrar pelo CPF/CNPJ informado para verificar se há cadastro existente.

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Sumário

• Objetivo do Manual
• Utilização da Funcionalidade
• Parametrização Fiscal

Controle de versão

Objetivo do Manual

Este documento tem como objetivo orientar os clientes do sistema Faktory, na etapa de parametrização fiscal, com os cadastros de código de operação fiscal e prestação (CFOP), e também os serviços LC 116/03, que refere aos impostos sobre serviço de qualquer natureza. Na demonstração de exemplo, foram utilizados dados de um banco de treinamento, para concretização e entendimento do processo para os usuários do sistema.

Utilização da Funcionalidade

Durante a implantação do sistema, o fiscal da empresa é orientado através da equipe do Faktory, a realizar os cadastros referentes a parametrização fiscal. Esses cadastros são de extrema importância para o funcionamento correto do software, visando que condicionam as movimentações entre os módulos do sistema, e os cálculos de impostos sobre as operações fiscais. Tal procedimento é realizado no início da implantação, para o sequenciamento das etapas seguintes.

Parametrização Fiscal

Dentre os diversos cadastros realizados no sistema Faktory, estão presentes os cadastros fiscais, que vão direcionar as movimentações feitas no sistema e o faturamento de forma correta. 

Na tela inicial do sistema, ao clicar em “Cadastros” e selecionar o tipo “Fiscal”, selecione a opção “Código Fiscal de Operações e Prestações”. 

O sistema irá abrir a janela correspondente, onde serão visualizados todos os códigos cadastrados na grid. 

A partir das principais funções de novo cadastro, edição, visualização e exclusão, serão realizados os cadastros fiscais no sistema.

Para o cadastro de um novo CFOP, ao clicar em em “Novo”, o sistema irá exibir a janela “Incluir Código Fiscal de Operações”. Na janela, o usuário deverá preencher as informações, de acordo com as legislações fiscais e como a empresa trabalha. Código e sequência, qual o tipo de movimento, e a finalidade do CFOP são colocados no cadastro.

Ainda na janela, existem as abas “Geral”, “ICMS”, “PIS”, “COFINS”, “Estabelecimentos” e “Observação Padrão”. Como é possível ver no exemplo do CFOP 5101.

Na aba “Geral”, são definidas as condições do CFOP no sistema. Se irá gerar baixa no pedido e/ou  financeiro, e devolução. Além de criar uma nota de referência para controle ou atualização de saldo. 

Nas abas “ICMS”, “IPI”, “PIS”, e “COFINS”, o fiscal responsável da empresa irá parametrizar os valores a serem preenchidos, de acordo com o regime tributário do estabelecimento, para que posteriormente o sistema faça o cálculo de forma automática.

Na aba “Estabelecimentos”, o usuário irá habilitar quais empresas poderão estar associadas no sistema, ao CFOP cadastrado, para as movimentações. 

Na aba “Observação Padrão”, o usuário pode vincular ao CFOP cadastrado, um registro de observação padronizado, se necessário. 

Para finalizar o procedimento de cadastro, basta clicar em “Gravar”, e caso seja necessário interromper o processo, basta clicar em “Cancelar”.

No sistema Faktory, além do cadastro de CFOP, existem diversos outros parâmetros que o usuário pode estabelecer, para fins legislativos e cálculos fiscais nas operações a serem realizadas no sistema. Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), Códigos de Operações do Simples Nacional (CSOSN), Classificação Nacional de Atividades Econômicas e Serviços da LC116/03, são alguns dos cadastros disponíveis para parametrização fiscal do cliente no ERP.

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Controle de Versão

Sumário

• Objetivo do Manual
• Utilização da Funcionalidade
• Provisão de Adiantamento
• Elaboração de Provisão
• Baixa de Títulos com Origem de Provisão
• Anexos

Objetivo do Manual

Este documento tem como objetivo orientar clientes os usuários do sistema Faktory, na etapa de Provisão de Adiantamento, cenário de negociação financeira. Na demonstração de exemplo, foram utilizados dados de um banco de treinamento, para concretização e entendimento do processo para os usuários do sistema.

Utilização da Funcionalidade

Com a finalização de um pedido de venda, o usuário pode definir no sistema provisões de adiantamento, que geram títulos no módulo financeiro. Tal funcionalidade é utilizada para situações que será previsto o adiantamento de um título, gerando uma provisão, onde o recebimento prévio, pode ser utilizado conforme a necessidade da gestão Financeira.

Provisão de Adiantamento

Em cenários que se estabelece com o cliente um acordo de recebimento prévio financeiro, uma provisão, é possível elaborar um adiantamento no sistema, para realizar, caso concretizado os adiantamentos, a baixa de títulos financeiros com o Faktory. 

Elaboração de  Provisão 

Para elaborar uma provisão de adiantamento, é possível criar uma provisão nova, preenchendo os dados manualmente no sistema, ou integrando uma provisão para o módulo financeiro, a partir de um pedido de venda. 

Para gerar uma provisão a partir de um pedido de vendas, na tela inicial, ao clicar em vendas e selecionar pedidos de venda, com o pedido marcado na flag, clique em ações e escolha a opção “Gerar Provisão”. O Faktory irá gerar automaticamente a provisão de acordo com os dados do pedido de venda.

Para visualizar a provisão, basta acessar o módulo Financeiro, selecionar “Contas a Receber” e clicar na opção “Provisão de Adiantamento”. 

O sistema irá carregar a grid com todas as provisões geradas. Para localizar a provisão feita podemos utilizar os filtros do cabeçalho, onde através do participante e do projeto, conseguimos localizar a provisão.

Caso o cenário de Provisão seja realizado manualmente, acessando o módulo financeiro e selecionando em contas, a opção de provisão de adiantamentos respectiva, o sistema irá carregar a grid com as provisões cadastradas. Para criar uma previsão do zero, clique no botão “Novo”. 

O sistema irá carregar a janela “Incluir Provisão de Adiantamento a Receber”, na qual através dos campos disponibilizados, devem ser preenchidos os dados.

O Usuário deve informar o Estabelecimento, qual o participante, datas de lançamento e vencimento, qual o número da parcela e o valor do adiantamento. Se a provisão estiver vinculada a um projeto e a itens deste projeto, os mesmos deverão ser informados nos seus campos. No campo “Conta”, é informado qual conta bancária será realizada a provisão caso seja feito o adiantamento.

Na aba “Observações – Boleto”, podem ser adicionadas descrições padrões cadastradas no sistema para a emissão do recibo de adiantamento. 

Na aba “Fluxo Caixa”, o usuário deve informar qual o departamento é destinado a provisão, assim como a sua respectiva conta, valor e percentual de valor.

Por fim na aba “Anexos”, pode ser inserido algum arquivo ou pasta de acordo com a necessidade do usuário e da provisão elaborada.

Com isso, para encerrar o processo basta clicar em “Gravar”, e caso deseje interromper a operação, basta clicar em “Cancelar”.

Baixa de Títulos com origem de Provisão

Após gravar será possível visualizar o agendamento de provisão a receber na grid; para localizar, é possível utilizar os filtros do cabeçalho, facilitando o processo.

Para utilizar a provisão criada no sistema e vincular a mesma a títulos financeiros, é necessário realizar a baixa desta provisão, que será efetuada através de um recibo, gerando então o adiantamento. 

Para dar baixa na provisão, selecione-a na grid do sistema e marque a flag correspondente. Com isso, no botão “Ações”, existem as opções de Baixar, Desdobrar, Cancelamento, Eliminar Saldo e Gerar Ocorrência de Remessa; clicar em “Baixar” para realizar o procedimento.

O sistema irá carregar a janela “Incluir Adiantamento a Receber”, muito semelhante à tela de baixa de títulos financeiros. Como os campos já foram preenchidos ou herdados de um pedido de venda, já irão estar completos. 

Nesta tela existem duas flags, ao marcar a primeira flag, o adiantamento será gerado e ao mesmo tempo finalizado, indicando que a provisão ocasionou em um adiantamento efetivo e o valor foi debitado na conta. Isso ocorre pois o Faktory, permite ao cliente usuário, a funcionalidade de finalizar o adiantamento posteriormente para maior controle. Ao marcar a segunda flag, o processo será concluído, porém o lançamento bancário no sistema não, necessitando que o usuário o faça posteriormente de forma manual.

Ao gravar o Adiantamento, o sistema irá processá-lo e no módulo financeiro, na opção de “Adiantamento”, será possível visualizar o adiantamento criado. 

Com o adiantamento já finalizado, é possível visualizar o status da provisão financeira criado com o sinal verde, indicando que o processo foi encerrado e que o valor do adiantamento já pode ser vinculado à baixa de um título.

Para realizar a baixa de um título financeiro, basta acessar o módulo Financeiro, selecionar a opção “Contas a Receber” ou “Contas a Pagar”, e a funcionalidade títulos.

Para dar continuidade ao procedimento, o usuário deve selecionar o título desejado na grid, marcar a flag correspondente, e no botão “Ações” pressionar “Baixar”. 

O Faktory irá carregar a tela de baixa de títulos, onde informando o documento, seu respectivo número e conta bancária, o usuário deve ir à coluna de adiantamento, para vincular o adiantamento gerado pela provisão financeira.

Pressionando o botão “mais” na coluna, a tela “Adiantamento a Receber” será carregada, na qual o usuário deve vincular o adiantamento.

Utilizando o botão “Localizar”, com os filtros do cabeçalho já preenchidos, podemos visualizar os adiantamentos feitos, e selecionar para vincular à baixa do título desejado.

Após vincular o adiantamento ao título financeiro e retornar a tela de baixa do título, o usuário deve pressionar em “Gravar” e o procedimento terá sido concluído, com o vínculo entre o adiantamento e o título concretizado. 

Ao retornar a tela de adiantamentos, utilizando os filtros do cabeçalho, e no campo status marcando a opção todos, o cliente usuário poderá visualizar o status do adiantamento com a sinalização verde, indicando que o procedimento foi finalizado. 

Anexos

Vídeo Demonstrativo.

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